AI 現況摘要
讓初談先知道團隊目前怎麼使用 AI、誰在用、用在哪些任務。
- 負責窗口
- 企業窗口 + 部門主管
- 產出格式
- 一頁 AI 使用現況摘要，不放帳密、API key 或未匿名化的客戶資料。
需要整理的欄位
- 目前已使用的 AI 工具與帳號類型
- 主要使用部門、角色與使用頻率
- 最常拿 AI 處理的任務
- 目前遇到的品質、權限或採用阻力
初談檢查問題
- 哪些使用方式已經變成日常流程？
- 哪些 AI 使用只停留在個人嘗試？
- 哪些任務有資料敏感度或品牌風險？
Enterprise Prep Pack
企業導入前文件包
初談前先把 AI 現況、流程盤點、資料權限、窄流程試點與 ROI 基準資料整理好，讓企業 AI 轉型診斷可以直接進入判斷，而不是從零開始訪談。
初談前 3-5 天
高頻流程盤點表
找出最值得先做 AI 導入的高頻、重複、低風險工作。
- 負責窗口
- 營運窗口 + 各部門代表
- 產出格式
- 至少 5-10 條候選流程，初談時再一起排序優先級。
需要整理的欄位
- 流程名稱與負責角色
- 每週發生次數與平均處理時間
- 輸入資料、輸出成果與交接對象
- 目前痛點、等待時間與錯誤來源
初談檢查問題
- 這個流程是否高頻重複？
- 輸出是否有清楚驗收標準？
- 先做自動化會不會放大錯誤？
資料與權限地圖
在選工具前先確認哪些資料能進 AI 流程、哪些需要匿名化或避開。
- 負責窗口
- IT / 資安窗口 + 業務資料 owner
- 產出格式
- 資料分級與權限草圖，高敏感資料先匿名化或改走人工流程。
需要整理的欄位
- 常用文件來源與系統
- 客戶、財務、人資、合約等敏感資料類型
- 可公開、內部、限制、禁止外流的分級
- 目前使用者權限與審核責任
初談檢查問題
- 哪些資料絕對不能進公開 AI 工具？
- 哪些內容可以用範例資料或去識別化資料替代？
- 誰需要負責審核 AI 輸出？
窄流程試點 brief
把第一條 AI workflow 的範圍縮小，避免一開始就導入過大。
- 負責窗口
- 流程 owner + 管理層 sponsor
- 產出格式
- 一頁試點 brief，可對接 ROI calculator 與第一季導入範圍。
需要整理的欄位
- 試點流程名稱與成功條件
- 起點、終點、人工審核節點
- 預估受影響人數與每週重複工時
- 30 天內可交付的最小成果
初談檢查問題
- 30 天內能不能看到可檢查成果？
- 失敗時是否能安全回到人工流程？
- 管理層是否同意用這個流程當第一個樣板？
風險與審查清單
把 AI 導入前最常被忽略的資安、法務、品牌與品質風險先寫清楚。
- 負責窗口
- 管理層 + 資安 / 法務 / 品牌窗口
- 產出格式
- 導入前風險邊界，不是正式治理制度或顧問交付 dashboard。
需要整理的欄位
- 禁止輸入 AI 的資料類型
- 對外發布前的人工審核責任
- 錯誤案例回報方式
- 例外處理與停用條件
初談檢查問題
- 哪些輸出不能直接對外發布？
- AI 錯誤誰負責確認與修正？
- 哪些情境需要暫停自動化？
ROI 基準資料
讓 ROI calculator 的估算有基礎，不把導入前評估寫成財務承諾。
- 負責窗口
- 營運 / 財務窗口
- 產出格式
- 一組可調整的 ROI 估算參數，僅供初談與提案前排序。
需要整理的欄位
- 受影響人數
- 每人每週重複工時
- 平均每小時人力成本
- 導入與訓練成本範圍
初談檢查問題
- 估算是否來自可追蹤的日常流程？
- 是否把不可量化的品質風險另外標記？
- 是否明確標註這不是成效保證？
Boundaries
收件與風險邊界
文件包的用途是讓顧問初談更快進入判斷。它不取代資安審查、正式導入提案、顧問交付 dashboard 或法律文件。
不要求上傳敏感資料，初談前只整理欄位、範圍與流程描述。
高敏感資料先匿名化、去識別化，或以範例資料替代。
文件包用於初談、診斷與提案前排序，不是正式顧問交付 dashboard。
所有 ROI 數字都是導入前估算，不是財務承諾、成效保證或正式報價。
Meeting Agenda
顧問初談議程
00-05 min
確認導入目標
對齊管理層最想改善的流程、成本、品質或交接問題。
05-15 min
檢視 AI 現況摘要
確認目前使用 AI 的部門、工具、頻率與主要阻力。
15-30 min
排序高頻流程
用頻率、資料風險、驗收清楚度與可回收工時排序候選流程。
30-40 min
收斂窄流程試點
選出 1 條 30 天內可驗收的 AI workflow，標記人工審核節點。
40-45 min
確認下一步
決定是否進入第一季診斷範圍、資料補件與提案節奏。
企業窗口可先整理
不用等系統串接完成，先把部門、流程、資料與責任人寫清楚。
顧問可快速判斷
初談時能直接判斷哪條 workflow 適合先導入，哪裡需要暫緩。
風險邊界先說清楚
敏感資料、對外輸出、人工審核與例外處理不等導入後才補。